Confidentialité & RGPD

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

HOTEL APOLLO détermine les finalités et les moyens des traitements décrits dans la présente politique. Lorsqu’un prestataire traite des données pour son compte, ce prestataire agit en qualité de sous-traitant dans les limites des instructions qui lui sont confiées.

2. Champ d’application

La présente politique s’applique aux données traitées dans le cadre :

• de la consultation et de l’utilisation du Site Internet ;
• des formulaires de contact, demandes d’information et échanges avec l’Établissement ;
• des réservations effectuées directement ou par l’intermédiaire d’une plateforme, d’une agence ou d’un partenaire de réservation ;
• de la préparation, de l’exécution et du suivi des séjours ;
• de la facturation, du paiement, des garanties bancaires et des réclamations ;
• des communications commerciales et enquêtes de satisfaction, lorsque celles-ci sont autorisées.

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, notamment un nom, des coordonnées, une adresse IP ou un identifiant en ligne.

3. Données collectées et sources

3.1 Catégories de données susceptibles d’être traitées

• Identité et coordonnées : civilité, nom, prénom, adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone.
• Réservation et séjour : dates de séjour, nombre d’occupants, chambre réservée, tarif, demandes particulières, historique et statut de la réservation.
• Paiement et garantie : statut du paiement, montant, références de transaction et données strictement nécessaires à la garantie ou au paiement. Le cryptogramme visuel de la carte bancaire n’a pas vocation à être conservé après la transaction.
• Relation client : échanges, demandes, préférences communiquées, avis, réponses aux enquêtes de satisfaction, incidents et réclamations.
• Communication commerciale : inscription à la newsletter, préférences de communication, consentement et opposition.
• Données techniques : adresse IP, journaux techniques, type de navigateur, appareil utilisé, pages consultées et informations issues des cookies ou traceurs.
• Vérification et sécurité : éléments nécessaires à la prévention de la fraude ou à la vérification de l’identité lorsque celle-ci est justifiée. Une copie d’un justificatif d’identité n’est demandée et conservée que lorsque cela est nécessaire et proportionné.

Le Site et les formulaires ne sont pas destinés à recueillir des données dites sensibles. Les personnes sont invitées à ne pas transmettre de telles informations, sauf lorsqu’elles sont strictement nécessaires à une demande particulière liée au séjour. Dans ce cas, elles sont traitées avec des garanties renforcées et sur une base juridique appropriée.

3.2 Origine des données

Les données sont principalement recueillies :

• directement auprès de la personne concernée, lors d’un contact, d’une réservation, d’un paiement ou d’un séjour ;
• auprès de la personne qui effectue une réservation pour le compte d’un autre occupant ;
• auprès des agences, plateformes ou partenaires de réservation utilisés par le Client ;
• automatiquement lors de la navigation sur le Site, sous réserve des choix exprimés en matière de cookies.

4. Finalités, bases légales et durées de conservation

Les données sont traitées uniquement pour des finalités déterminées et pendant une durée proportionnée. Les principales opérations sont les suivantes :

Les données de carte bancaire sont traitées pour les besoins de la réservation, de la garantie ou du paiement. Elles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité concernée et, le cas échéant, selon les délais applicables aux contestations de paiement. Le cryptogramme visuel n’est pas conservé après la transaction. Les prestataires de paiement peuvent appliquer leurs propres durées de conservation dans le respect de leurs obligations légales.

5. Caractère obligatoire des informations

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à une demande, confirmer une réservation, garantir le séjour ou respecter une obligation légale. À défaut de communication de ces informations, HOTEL APOLLO peut ne pas être en mesure de traiter la demande ou de fournir le service concerné. Les autres informations sont facultatives.

6. Destinataires des données

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

• aux membres habilités du personnel de l’Hôtel Flanelles Paris et de HOTEL APOLLO ;
• aux prestataires techniques et commerciaux intervenant pour l’hébergement et la maintenance du Site, la réservation, la gestion hôtelière, le paiement, la messagerie, l’envoi de communications, la sécurité informatique ou la mesure d’audience ;
• aux agences, plateformes et partenaires de réservation concernés par la demande du Client ;
• aux conseils, assureurs, commissaires aux comptes ou prestataires chargés du recouvrement, lorsque cela est nécessaire ;
• aux autorités administratives, judiciaires ou de contrôle lorsque la loi l’impose.

HOTEL APOLLO ne vend ni ne loue les données à caractère personnel. Les sous-traitants sont tenus de présenter des garanties suffisantes de confidentialité et de sécurité et de traiter les données uniquement pour les missions qui leur sont confiées.

7. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent traiter des données depuis un pays situé hors de l’Espace économique européen. Lorsqu’un tel transfert existe, HOTEL APOLLO veille à ce qu’il repose sur une décision d’adéquation de la Commission européenne ou sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures additionnelles. Des informations sur les garanties applicables peuvent être demandées à l’adresse bonjour@flanellesparis.fr.

8. Cookies et autres traceurs

Le Site peut utiliser des cookies ou technologies similaires pour assurer son fonctionnement, sécuriser la navigation, mémoriser certains choix, mesurer l’audience ou proposer des contenus adaptés.

Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du Site peuvent être utilisés sans consentement. Les traceurs non nécessaires, notamment publicitaires ou certains outils de mesure d’audience, ne sont déposés qu’après le recueil d’un consentement préalable, libre et spécifique. Les choix peuvent être modifiés à tout moment au moyen du module de gestion des cookies accessible sur le Site.

Les informations détaillées sur les catégories de cookies, leurs fournisseurs, leurs finalités et leurs durées doivent figurer dans la Politique de cookies du Site.

9. Sécurité et confidentialité

HOTEL APOLLO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques afin de protéger les données contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé. Ces mesures comprennent notamment la gestion des habilitations, la sécurisation des accès, la sauvegarde, la traçabilité et la sensibilisation des personnes autorisées.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, HOTEL APOLLO procède aux notifications requises auprès de la CNIL et, lorsque le risque est élevé, informe les personnes concernées dans les conditions prévues par la réglementation.

10. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par la réglementation, toute personne concernée peut exercer :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation qu’un traitement est réalisé et recevoir une copie des données concernées.
• Droit de rectification : faire corriger ou compléter des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression des données lorsque les conditions légales sont réunies.
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire de certains traitements.
• Droit d’opposition : s’opposer, pour des raisons tenant à une situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ; l’opposition à la prospection commerciale peut être exercée à tout moment et sans justification.
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré et lisible par machine lorsque le traitement automatisé repose sur le consentement ou sur un contrat.
• Retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs.
• Directives après le décès : définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données après le décès, dans les conditions du droit français.

10.1 Comment exercer ces droits ?

La demande peut être adressée gratuitement :

• par courrier électronique : bonjour@flanellesparis.fr ;
• par courrier postal : HOTEL APOLLO – Hôtel Flanelles Paris – 11 rue de Dunkerque, 75010 Paris.

La demande doit permettre d’identifier la personne concernée et préciser le droit exercé. Un justificatif d’identité n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. HOTEL APOLLO répond dans le délai applicable, en principe un mois à compter de la réception de la demande, sous réserve d’une prolongation autorisée en cas de complexité ou de nombre important de demandes.

Chaque courrier électronique de prospection comporte également un moyen simple de se désinscrire ou de s’opposer à de nouvelles communications.

11. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment depuis le site https://www.cnil.fr/fr/plaintes. Il est recommandé de contacter d’abord HOTEL APOLLO afin de permettre l’examen et, si possible, la résolution de la demande.

12. Sites et services de tiers

Le Site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers, notamment des plateformes de réservation. HOTEL APOLLO n’est pas responsable des pratiques de ces tiers en matière de données personnelles. Les utilisateurs sont invités à consulter leurs propres politiques de confidentialité.

13. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte d’une évolution légale, réglementaire, technique ou opérationnelle. La version applicable est celle publiée sur le Site, avec sa date de mise à jour. En cas de modification substantielle, une information adaptée pourra être portée à la connaissance des personnes concernées.