Vertrouwelijkheid & AVG

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is:

HOTEL APOLLO bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerkingen die in dit beleid worden beschreven. Wanneer een dienstverlener gegevens verwerkt voor eigen rekening, treedt deze dienstverlener op als verwerker binnen de grenzen van de instructies die hem zijn gegeven.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op de gegevens die worden verwerkt in het kader van:

• van de raadpleging en het gebruik van de Website; ;
• contactformulieren, informatieverzoeken en correspondentie met de instelling; ;
• reserveringen die rechtstreeks of via een platform, een agentschap of een reserveringspartner zijn gemaakt; ;
• van de voorbereiding, de uitvoering en de opvolging van de verblijven; ;
• van facturering, betaling, bankgaranties en claims; ;
• commerciële communicatie en tevredenheidsonderzoeken, wanneer deze zijn toegestaan.

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, met inbegrip van een naam, contactgegevens, een IP-adres of een online identificatiegegevens.

3. Verzamelde gegevens en bronnen

3.1 Categorieën van gegevens die kunnen worden verwerkt

• Identiteit en contactgegevens: aanhef, achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Reservering en verblijf: verblijfsdata, aantal gasten, gereserveerde kamer, tarief, speciale verzoeken, geschiedenis en status van de reservering.
• Betaling en garantie: betalingsstatus, bedrag, transactiereferenties en gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de garantie of de betaling. De CVC-code van de bankkaart is niet bestemd om na de transactie te worden bewaard.
• Klantrelatie: uitwisselingen, verzoeken, gecommuniceerde voorkeuren, beoordelingen, antwoorden op tevredenheidsonderzoeken, incidenten en klachten.
• Commerciële communicatie: nieuwsbriefinschrijving, communicatievoorkeuren, toestemming en bezwaar.
• Technische gegevens: IP-adres, technische logboeken, browsertype, gebruikt apparaat, bezochte pagina's en informatie uit cookies of trackers.
• Verificatie en beveiliging: elementen die nodig zijn voor fraudepreventie of identiteitsverificatie wanneer dit gerechtvaardigd is. Een kopie van een identiteitsbewijs wordt alleen opgevraagd en bewaard wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is.

De Site en de formulieren zijn niet bestemd voor het verzamelen van zogenaamde gevoelige gegevens. Personen wordt verzocht om dergelijke informatie niet te verstrekken, tenzij deze strikt noodzakelijk is voor een specifieke aanvraag in verband met het verblijf. In dat geval worden ze verwerkt met verhoogde waarborgen en op een passende rechtsgrondslag.

3.2 Herkomst van de gegevens

De gegevens worden voornamelijk verzameld:

• rechtstreeks bij de betrokkene, tijdens een contact, een boeking, een betaling of een verblijf; ;
• bij de persoon die een reservering maakt namens een andere gast; ;
• bij de door de Klant gebruikte reserveringsbureaus, -platforms of -partners; ;
• automatisch tijdens het browsen op de Site, behoudens de keuzes die zijn gemaakt met betrekking tot cookies.

4. Doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen

Gegevens worden uitsluitend verwerkt voor welbepaalde doeleinden en gedurende een evenredige duur. De belangrijkste handelingen zijn de volgende:

Betaalpasgegevens worden verwerkt voor doeleinden van reservering, garantie of betaling. Ze worden uitsluitend bewaard gedurende de tijd die nodig is voor het betreffende doel en, indien van toepassing, in overeenstemming met de termijnen die van toepassing zijn op betalingsbetwistingen. De CVC-code wordt na de transactie niet bewaard. Betalingsdienstverleners kunnen hun eigen bewaartermijnen hanteren met inachtneming van hun wettelijke verplichtingen.

5. Verplicht karakter van de informatie

De als verplicht aangeduide velden zijn noodzakelijk om te reageren op een aanvraag, een reservering te bevestigen, het verblijf te garanderen of te voldoen aan een wettelijke verplichting. Als deze informatie niet wordt verstrekt, kan HOTEL APOLLO mogelijk de aanvraag niet verwerken of de betreffende dienst niet leveren. De overige informatie is optioneel.

6. Ontvangers van de gegevens

Binnen de grenzen van hun bevoegdheden en op basis van de noodzaak om te weten, kunnen de gegevens toegankelijk zijn voor:

• aan de bevoegde personeelsleden van Hotel Flanelles Paris en HOTEL APOLLO; ;
• aan de technische en commerciële dienstverleners die betrokken zijn bij de hosting en het onderhoud van de website, de reservering, het hotelbeheer, de betaling, de berichtenuitwisseling, het verzenden van communicatie, de IT-beveiliging of de meting van het publiek; ;
• aan de agentschappen, platforms en reserveringspartners die bij de aanvraag van de Klant betrokken zijn; ;
• aan adviseurs, verzekeraars, accountants of incassodienstverleners, indien nodig; ;
• aan de administratieve, gerechtelijke of toezichthoudende autoriteiten wanneer de wet dit voorschrijft.

HOTEL APOLLO verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens. Verwerkers zijn verplicht om voldoende garanties te bieden met betrekking tot vertrouwelijkheid en beveiliging, en mogen de gegevens uitsluitend verwerken voor de opdrachten die aan hen zijn toevertrouwd.

7. Gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens verwerken vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer een dergelijke doorgifte plaatsvindt, zorgt HOTEL APOLLO ervoor dat deze is gebaseerd op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen, indien nodig aangevuld met aanvullende maatregelen. Informatie over de van toepassing zijnde waarborgen kan worden opgevraagd via bonjour@flanellesparis.fr.

8. Cookies en andere trackers

De Site kan cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken om de werking ervan te waarborgen, de navigatie te beveiligen, bepaalde keuzes te onthouden, het publiek te meten of aangepaste inhoud aan te bieden.

De trackers die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de Website mogen zonder toestemming worden gebruikt. Niet-noodzakelijke trackers, met name voor advertenties of bepaalde hulpmiddelen voor met audience-meting, worden pas geplaatst na het verkrijgen van voorafgaande, vrije en specifieke toestemming. De keuzes kunnen op elk moment worden gewijzigd via de cookiebeheermodule die beschikbaar is op de Website.

Gedetailleerde informatie over de categorieën cookies, hun aanbieders, hun doeleinden en hun bewaartermijnen moet worden vermeld in het Cookiebeleid van de Website.

9. Beveiliging en privacy

HOTEL APOLLO treft technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de risico's om gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking of ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen omvatten met name het beheer van autorisaties, beveiliging van toegangen, back-ups, traceerbaarheid en bewustwording van de geautoriseerde personen.

In geval van een datalek dat een risico kan inhouden voor de rechten en vrijheden van personen, verricht HOTEL APOLLO de vereiste meldingen bij de CNIL en informeert zij, wanneer het risico hoog is, de betrokken personen onder de door de wet- en regelgeving voorgeschreven voorwaarden.

10. Rechten van personen

Onder de voorwaarden voorzien door de regelgeving kan elke betrokkene het volgende uitoefenen:

• Recht van toegang: bevestiging krijgen dat er een verwerking plaatsvindt en een kopie van de betreffende gegevens ontvangen.
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op gegevenswissing: vragen om verwijdering van gegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
• Recht op beperking: vragen om de tijdelijke opschorting van bepaalde behandelingen.
• Recht van bezwaar: om redenen die verband houden met een specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang; het bezwaar tegen direct marketing kan op elk moment en zonder opgave van redenen worden uitgeoefend.
• Recht op overdraagbaarheid: de verstrekte gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of op een overeenkomst.
• Intrekking van de toestemming: toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
• Richtlijnen na overlijden: richtlijnen vaststellen met betrekking tot het bewaren, wissen en verstrekken van gegevens na een overlijden, onder de voorwaarden van het Franse recht.

10.1 Hoe kunt u deze rechten uitoefenen?

Het verzoek kan kosteloos worden ingediend:

• per e-mail: bonjour@flanellesparis.fr; ;
• per post: HOTEL APOLLO – Hôtel Flanelles Paris – 11 rue de Dunkerque, 75010 Parijs.

Het verzoek moet het mogelijk maken om de betrokkene te identificeren en het uitgeoefende recht te specificeren. Een bewijs van identiteit wordt alleen gevraagd in geval van redelijke twijfel over de identiteit van de verzoeker. HOTEL APOLLO antwoordt binnen de toepasselijke termijn, in beginsel binnen een maand na ontvangst van het verzoek, behoudens een toegestane verlenging in geval van complexiteit of een groot aantal verzoeken.

Elke acquisitie-e-mail bevat tevens een eenvoudige manier om zich af te melden of bezwaar te maken tegen verdere communicatie.

11. Klacht bij de CNIL

Eenieder die van mening is dat zijn rechten niet worden gerespecteerd, kan een klacht indienen bij de Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), in het bijzonder via de website https://www.cnil.fr/fr/plaintes. Het wordt aanbevolen om eerst contact op te nemen met HOTEL APOLLO om het verzoek te laten beoordelen en, indien mogelijk, op te lossen.

12. Websites en diensten van derden

De Site kan links bevatten naar sites of diensten die door derden worden geëxploiteerd, met name reserveringsplatforms. HOTEL APOLLO is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze derden met betrekking tot persoonsgegevens. Gebruikers wordt geadviseerd hun eigen privacyverklaringen te raadplegen.

13. Beleidsupdate

Dit beleid kan worden gewijzigd om rekening te houden met wettelijke, regelgevende, technische of operationele ontwikkelingen. De van toepassing zijnde versie is degene die op de Website is gepubliceerd, samen met de bijbehorende datum van bijwerking. In geval van een substantiële wijziging kan passende informatie onder de aandacht worden gebracht van de betrokken personen.